LAG Infomail 05/2025 – Datenlieferfristen und Soll-Ist-Übersichten

Sehr geehrte Damen und Herren,

gerne möchten wir Sie nochmals gesondert auf die anstehenden Datenlieferfristen hinweisen und Ihnen Informationen zu Soll-Ist-Übersichten geben. Mit der LAG Infomail 33/2024 „Ablaufplan 2025 für Verfahren der DeQS-RL sowie Landesverfahren Schlaganfall“ und der LAG Infomail 01/2025 „Datenübermittlungen Soll- und Risikostatistik für das Erfassungsjahr 2024“ hatten wir bereits informiert und u. a. einen graphischen Ablaufplan 2025 zur Verfügung gestellt.

Für alle genannten Datenlieferfristen gilt gemäß § 193 BGB:

„(…) fällt der bestimmte Tag oder der letzte Tag der Frist auf einen Sonntag, einen am Erklärungs- oder Leistungsort staatlich anerkannten allgemeinen Feiertag oder einen Sonnabend, so tritt an die Stelle eines solchen Tages der nächste Werktag.“

1.  Fallbezogene QS-Dokumentation
   
   In der fallbezogenen QS-Dokumentation werden die dokumentierten Erhebungsbögen aller QS-Verfahren, welche einen Bezug zu den einzelnen Behandlungsfällen haben, dokumentiert und quartalsweise übermittelt (Ausnahme PPCI s. u.). Die endgültige Abgabefrist für die fallbezogene QS-Dokumentation ist der 15.03. des auf das Erfassungsjahr folgenden Jahres. Für das Erfassungsjahr 2024 bspw. fällt dieses Fristende aufgrund eines Wochenendes auf den 17.03.2025.

• • 15.05. -> Daten des 1. Quartals (Entlassung bis zum 31.03. des Erfassungsjahres)
  • 15.08. -> Daten des 2. Quartals (Entlassung bis zum 30.06. des Erfassungsjahres)
  • 15.11. -> Daten des 3. Quartals (Entlassung bis zum 30.09. des Erfassungsjahres)
  • 28.02. -> Daten des 4. Quartals (Entlassung bis zum 31.12. des Erfassungsjahres)
  • 15.03. -> Korrekturfrist der Daten des Erfassungsjahres (z. B. 17.03.2025 für die Daten des EJ 2024)

2. Fallbezogene QS-Dokumentation Patientenbefragung im Verfahren QS PCI (Modul PPCI)
   
   Abweichend von der regulären fallbezogenen Dokumentation erfolgt für die Patientenbefragung im QS-Verfahren PCI (Modul PPCI) die Übermittlung der Erhebungsbögen monatlich. Neben der monatlichen Datenlieferfrist zum 12. Tag des Folgemonats, besteht eine Korrekturfrist von weiteren 7 Tagen. Eine Einsendung, Korrektur oder Stornierung von PPCI-Datensätzen nach der Korrekturfrist ist nicht möglich. Bitte beachten Sie, die Übermittlung der Erhebungsbögen zur Patientenbefragung erfolgt unabhängig vom Dokumentationsabschluss der zugehörigen PCI-Erhebungsbögen.

• • Monatliche Datenlieferfrist -> 12. Tag des auf das Entlassungsdatum folgenden Monats (z. B. 12.02.2025 für im Januar 2025 entlassene Patient:innen)
  • Monatliche Korrekturfrist von 7 Tagen -> 19. Tag des auf das Entlassungsdatum folgenden Monats (z. B. 19.02.2025 für im Januar 2025 entlassene Patient:innen)

3. Einrichtungsbezogene QS-Dokumentation (Einrichtungsbefragung) im Verfahren QS WI
   
   In der einrichtungsbezogenen Dokumentation zum Verfahren QS WI werden für jede Einrichtung (IKNRKH) im Rahmen der Einrichtungsbefragung bis zu zwei Erhebungsbögen mit einem Bezug zur Einrichtung (ambulant NWIEA und/oder stationär NWIES) dokumentiert und übermittelt. Die Datenübermittlung der Einrichtungsbefragung erfolgt im Zeitraum vom 01.01.25 bis zum 28.02. Die endgültige Abgabefrist für die Einrichtungsbefragung QS WI ist der 15.03. des auf das Erfassungsjahr folgenden Jahres. Für das Erfassungsjahr 2024 bspw. fällt dieses Fristende aufgrund eines Wochenendes auf den 17.03.2025.

• • 01.01. – 28.02. -> Einsendung der Einrichtungsbefragung zum abgelaufenen Erfassungsjahr zwischen dem 01.01. und 28.02.
  • 15.03. -> Korrekturfrist der Einrichtungsbefragung zum abgelaufenen Erfassungsjahr (z. B. 17.03.2025 für die Einrichtungsbefragung zum EJ 2024)

4. Fallbezogene Sollstatistik
   
   In der fallbezogenen Sollstatistik werden die dokumentationspflichtigen Erhebungsbögen, welche einen Bezug zu den einzelnen Behandlungsfällen haben, gezählt und übermittelt. Die endgültige Abgabefrist für die fallbezogene Sollstatistik ist der 15.03. des auf das Erfassungsjahr folgenden Jahres. Für das Erfassungsjahr 2024 bspw. fällt dieses Fristende aufgrund eines Wochenendes auf den 17.03.2025.
   
   01.01 – 15.03. à Einsendung der fallbezogenen Sollstatistik und der Konformitätserklärung im Zeitraum vom 01.01. bis spätesten zur Korrekturfrist der Erhebungsbögen (z. B. vom 01.01.2025 bis zum 17.03.2025 für die Daten des EJ 2024)

5. Risikostatistik zum Verfahren QS DEK
   
   In der Risikostatistik für das QS-Verfahren QS DEK werden für alle behandelten Patient:innen ab einem Alter von 20 Jahren Angaben zu Risikofaktoren übermittelt. Die endgültige Abgabefrist für die Risikostatistik ist der 15.03. des auf das Erfassungsjahr folgenden Jahres. Für das Erfassungsjahr 2024 bspw. fällt dieses Fristende aufgrund eines Wochenendes auf den 17.03.2025.

• • 01.01. – 15.03. -> Einsendung der Risikostatistik zum QS-Verfahren QS DEK im Zeitraum vom 01.01. bis spätesten zur Korrekturfrist der Erhebungsbögen (z. B. vom 01.01.2025 bis zum 17.03.2025 für die Daten des EJ 2024)

6. Einrichtungsbezogene Sollstatistik im Verfahren QS WI
   
   In der einrichtungsbezogenen Sollstatistik zum QS-Verfahren QS WI wird die Dokumentationspflicht zu den Erhebungsbögen NWIEA (ambulant) und NWIES (stationär) ermittelt. Die endgültige Abgabefrist für die einrichtungsbezogene Sollstatistik ist der 15.03. des auf das Erfassungsjahr folgenden Jahres. Für das Erfassungsjahr 2024 bspw. fällt dieses Fristende aufgrund eines Wochenendes auf den 17.03.2025.

• •  01.01. – 15.03 -> Einsendung der einrichtungsbezogenen Sollstatistik und der Konformitätserklärung im Zeitraum vom 01.01. bis spätesten zur Korrekturfrist der einrichtungsbezogenen QS-Dokumentation (z. B. vom 01.01.2025 bis zum 17.03.2025 für die Daten des EJ 2024)

7. Soll-Ist-Übersichten (Fallzahlübersichten)

Nach Einsendung einer Sollstatistik steht Ihnen ein vorläufiger SOLL-IST-Abgleich über das QS-Portal der LAG Bayern zur Verfügung. Unter dem Menüpunkt „SOLL-IST-ÜBERSICHT“ werden die aktuellen IST-Fallzahlen und die an die Datenannahme eingesendeten SOLL-Fallzahlen und die daraus resultierende Dokumentationsrate dargestellt. Die Aktualisierung der Fallzahlen erfolgt automatisch mit jeder Dateneinsendung.